1. PROJE ÖNCESİ ÇALIŞMALAR

Proje öncesinde gerekli bilgiler toplanır. Bu bilgiler içinde proje amacı, kapsamı, sınırları, projeden beklentiler, proje süresi vb. bilgiler yer alır. Daha sonra gerekirse işletme ve ilgili alanlar gezilerek, ilgili kişilerle görüşülerek kuruluşun kaynakları, süreçleri, dış kaynakları süreçler vb. ile ilgili ayrıntılı bilgi elde edilir.

Elde edilen bilgilere dayanılarak, eğitim ve danışmanlık hizmeti ihtiyaçları belirlenir. Bir teklif hazırlanarak müşteriye sunulur. Teklif uygun görüldüğü takdirde projeye başlanır.

2. PROJE HAZIRLIKLARI

Mevcut durum değerlendirmesi yapılır. Bu çalışmada firmanın kaynakları, amaçları, hedefleri, pazardaki durumu, gelişme ve iyileştirme ihtiyaçları belirlenir. Projenin amacı ve kapsamına uygun olarak insan kaynaklarının durumu incelenir. Mevcut bilgisayar sistemi ve ilgili alt yapı incelenir. Müşteri firmanın genel olarak süreçleri, akış şemaları, ekipman yönetimi, yerleşim biçimi, depo yönetimi, kullanılan dokümanlar, formlar, kayıtlar incelenir.

Bu inceleme sonucunda firma yöneticileri ile birlikte;

2.1 Proje organizasyonu belirlenir. Bu kapsamda proje sorumlusu, projeye katılacak kişiler, grup ve komiteler vb. belirlenir. Özellikle üst yönetimin, değişik departman ve kademelerdeki kişilerin bu organizasyona katılımı sağlanmaya çalışılır.

2.2 Proje iş & zaman planı belirlenir . Bu planda proje kapsamında yer alan temel çalışmalar, yapılacak işler, bu işlerin yapılış sıraları ve terminleri belirlenir. Proje planı proje süresince uygun peryotlarla gözden geçirilir ve gerekirse güncellenir.

2.3 Eğitim hazırlıkları yapılır. Eğitimlerin türleri, süreleri, kimlerin katılması gerektiğini de kapsayan eğitim planları hazırlanır. Eğitimler yeteri kadar önceden katılımcılara duyurulur. (konaklama, yemek, eğitim salonu, eğitim ekipmanları, notlar, eğitim malzemeleri vb.) Eğitim notları ve isimlik ve benzeri hazırlıklar yapılır.

3. EĞİTİM FAALİYETLERİ

Projeler değişimi öngörür. Değişim ise insanların sevmediği, en azından sıcak bakmadığı bir kavramdır. Ayrıca insana rağmen değişimi yaratmak ise olanaksızdır. O nedenle projenin amacını, nedenini , yapılacakları, üst yönetime, projeyi yöneteceklere, projeyi yürüteceklere, proje içinde yer alacaklara ve etkileneceklere uygun kapsam, şekil ve zamanda anlatmak gerekmektedir. Bu nedenle eğitimler uygun biçimde tasarlanmalı ve gerçekleştirilmelidir.

Bu görüşlerin ışığı altında müşteri firma yöneticileri ile birlikte eğitimler tasarlanmakta, ve uygulanmaktadır. Alt kademe elemanları ve işçiler için eğitimler müşteri firmanın talebine uygun olarak ya bizim tarafımızdan yapılmakta veya firma yöneticileri tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu durumda eğitim planları ve içeriklerinin hazırlanmasında destek verilmektedir.

Eğitim faaliyetleri tüm proje boyunca sürmekte, çalışmalar esnasında yoğun bilgi aktarımı yapılmakta, uygulamaya konacak konuların esası üzerinde durulmaktadır.

4. SİSTEMİN TASARLANMASI

Proje kapsamında uygulanacak yönetim sisteminin tasarlanması büyük önem taşımaktadır. Sistem tasarımı sadece var olan projeyi değil, proje bittikten sonra da firmanın çalışma biçimi ve yönünü etkiler. Bu nedenle sistem tasarımının firma açısından yaşamsal önemi vardır. Sistemin tasarlanması aşağıdaki örnek konuları kapsar :

• Standardın gereklerinin karşılanması,

• Dokümantasyon yapısı,

• Dokümanların numaralandırılması,

• Doküman ve kayıtların birbiri ile ilişkilerinin kurulması,

• Kolay anlaşılır bir yapıda olması,

• Kolaylıkla genişleyebilir bir yapıda olması,

• Ayrıca çalışmanın kapsamı ve standardın kapsam dışı bölümlerinin neler olacağı belirlenir.

5. SİSTEMİN KURULMASI

Standardın gereklerini yerine getirmek üzere hazırlanacak dökümanlar:

l. Kalite El Kitabı (KEK) :

Firmanın organizasyon yapısı, kalite politikası, hedefleri, kurulan kalite sisteminin kapsamı, firmada kalite adına yürütülen faaliyetlerin özeti bu kitapta yer alacak. (15-20 sayfa)

ll. Organizasyon El Kitabı (OEK) :

Organizasyon şeması, firmada görevli, ürün ve hizmet kalitesine tesiri olan bütün personelin görev tanımları, sahip olduğu yetki ve sorumluluklar, o işi yapacak kişide bulunması gereken asgari nitelikler (öğrenim, eğitim, tecrübe gerekleri), bulunmadığında görevini devredeceği bölüm veya kişi bu el kitabında tanımlanacak.

lll. Zorunlu Prosedürler :

ISO 9001:2000 standardının istediği zorunlu 6 temel konuda prosedür hazırlanacak. (Döküman Kontrolü, Kalite Kayıtları Kontrolü, İç Denetimler, Uygun Olmayan Ürün Kontrolü, Düzeltici Faaliyetler, Önleyici Faaliyetler)

lV. İhtiyaç duyulan diğer dökümanlar :

Eğitim, Bakım, Satınalma, Planlama, Pazarlama, Sevkiyat, Müşteri İlişkileri, Satış Sonrası Hizmetler vs. gibi faaliyetlerle ilgili olarak:

a) Süreç haritaları: Amacı, kontrol kriterleri, girdiler, ilgili prosesler, sınırları, performans kriterleri vs.

b) İş ve Çalışma Talimatları: Kullanma ve bakım, planlama, pazarlama, satınalma, hizmet, taşıma, depolama, koruma, satış sonrası hizmet, müşteri ilişkileri vb. konularda ihtiyaç duyulan talimatlar hazırlanacak.

c) Akış Şemaları: Firmada yürütülen faaliyetlerin akış diyagramları. (İş – işlem adımı, sorumlusu, kullanılacak doküman, tutulacak kayıt vs.)

d) Diğer: Standardın gereklerinin yerine getirilebilmesi ve firma faaliyetlerinin kayıt altına alınıp iyileştirilebilmesi için planlar (Eğitim, bakım, hizmet, yatırım, kalite planları vs.), listeler (Doküman, kalite kayıtları, arşiv kayıtları, dış kaynaklı teknik doküman, tedarikçi, müşteri şikayetleri, DÖGF takip listeleri vs.), formlar (Toplantı, eğitim, bakım, satınalma, müşteri anket, DÖGF formları vs.) hazırlanacak.

Personel rejimi, maaş, prim, mesai ödemeleri değerlendirilecek. Çalışanların verim ve motivasyonunu artırmak için yönetimin uygun gördüğü faaliyetler gerçekleştirilecek. (ayın başarılı personelinin seçimi, moral toplantıları, öneri - ödül sistemi vs.)

Çalışanların motivasyonu için yöneticilerin ve personelin görüşleri alınacak. Anket yapılacak, uygun görülen faaliyetler icra edilecek.

Yapılan işler yazılacak, hazırlanan dokümanlara uygun uygulama yapılacak, kayıtları tutulacak. Sözle yapılan işler yazılı hale getirilecek. Satınalma, planlama, hizmet, müşteri siparişleri, pazarlama süreci, kontroller, nakliye ve sevkiyat işlemleri yazılı olarak yapılacak, bunlar için ihtiyaç duyulan dokümanlar (hizmet sözleşmeleri, formlar, kontrol tabloları vs.) hazırlanacak.

Verilen hizmet sonrası müşteri memnuniyeti ölçülecek, şikayetler değerlendirilecek, verimlilik ve performans değerlendirmesi yapılacak. (müşteri ziyaretleri, müşteri anketleri)

Uygulama sürecinin akabinde firma içi denetimler yapılacak, görülen uygunsuzluklar raporlanacak, düzeltici ve önleyici faaliyetler yürütülecek, gözden geçirme toplantıları ile kurulan sistemin uygunluğu ve etkinliği değerlendirilecek, dökümanlarda revizyon ihtiyaçları yerine getirilecek.

Önce problemler teşhis edilecek, uygun tedavi yöntemi tespit edilip uygulanacak. Uygulama sonrası verimlilik ve performans ölçümü yapılacak.

6. SİSTEMİN UYGULANMASI

Hazırlanan dokümanlar hemen uygulamaya konur. Tüm dokümanların hazırlanmasını beklemek gerekmez. Uygulamanın başarılı olabilmesi için dokümanların anlaşılması, benimsenmesi ve kolay kullanılır olması gerekir. Dokümanları uygulamadan önce ilgili kişilere dokümanlar hakkında eğitim verilmeli veya dokümanlar birlikte okunup yorumlanmalıdır. Dokümanları uygulayanların düşüncelerinden yararlanmak için geri beslemeleri özenle takip etmek gerekir.

7. KURULUŞ İÇİ SİSTEM TETKİKİ

Sistemler canlı organizasyonlardır. Bu nedenle doğal davranış biçimi gösterirler. Yani oluşurlar, sürerler, belirli bir noktadan sonra azalma ve yok olma eğilimi gösterirler. Kalite yönetim sistemleri de bu doğal kurala uyar. Hevesle başlanan çalışmalar bir süre sonra aksamaya, sonra ihmal edilmeye ve daha sonra da tamamen durmaya eğilimlidir. Sistem tetkiki bu aşamanın neresinde olduğumuzu gösterebilir. Sistem tetkiki, sistemin uygun yönlerini ve gelişmeye açık hususları gösterdiğinden dolayı sistemin canlılığını ve yaşamını sürdürmesi açısından vazgeçilmez bir konudur. Standardın da gereğidir.

Sistem denetimleri müşteri firmanın kendi tetkikçileriyle birlikte yapılır. İç kalite tetkikçisi eğitimini başarı ile tamamlamış kişiler arasından seçilen tetkikçilerle yapılır. Bu amaçla yıllık planlar ve detay planlar hazırlanır. Tetkikler tüm bölümleri ve standardın tüm maddelerini kapsar. Planlı ve sistematik bir faaliyet olarak gerçekleştirilir. Tetkik sonucunda gelişmeye açık hususlar belirlenir ve bu konuda düzeltici faaliyetler yapılır.

8. DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER

Kuruluş içi sistem tetkiki ve diğer faaliyetler sonucunda bulunan uygunsuzluklar ve muhtemel uygunsuzlukların kaynakları araştırılır ve ortadan kaldırılması için neler yapılması gerektiği belirlenir. Uygunsuz ürün, faaliyet ve sonuçlara neden olan uygunsuzluk kaynaklarının ortadan kaldırılması kuruluşun kendini geliştirmesine yol açar. Uygunsuzlukların değil de onları meydana getiren kaynakların ortadan kaldırılması kuruluşun sağladığı gelişme ve ilerlemenin kalıcı olmasını sağlar.

9. SİSTEMİN BELGELENDİRİLMESİ

Eğer müşteri firmanın belgeye ihtiyacı varsa, uygun belgelendirme firması seçilir. Belgelendirme firmasının tetkik yapması talep edilir. Ön tetkik yapılması genel olarak tavsiye edilmektedir. Zira ön tetkik dışarıdan bir gözle yapılan, sertifikasyon açısından risk içermeyen, bu nedenle tüm sorunların serbestçe görüşülebildiği bir tetkiktir. Ön tetkik sonucunda iyi bir geliştirme için yapılacaklar listesi elde edilir. Bu listeden yararlanarak bir aksiyon planı çıkarılır. Aksiyon planı şirketleri ileri taşıyabilen bir geliştirme aracıdır. Daha sonra sertifikasyon tetkiki yapılarak belge alınır.