Son yıllarda, özellikle büyüyen firmalarda zaman yönetimi kavramı ön plana çıkmaktadır. Zaman yönetimi eğitimi ile çalışanlara zamanı nasıl daha iyi kullanabileceklerini öğretmek işletme sahiplerine önemli katkılar sağlamaktadır. Bu katkıları gören işletme sahipleri zaman yönetiminin önemini daha iyi kavrıyor ve sürekli eğitimlerle bu bilinci oluşturmaya çalışıyorlar. Zaman kavramı herkes için aynı anlamı taşır. Yıl 365 gün, hafta 7 gün, gün 24 saat, saat 60 dakika, dakika 60 saniye. Dolayısıyla zamanı çoğaltmak, üretmek, depolamak, geri almak mümkün olmamaktadır. O halde önemli olan zamanı en iyi ve en verimli şekilde nasıl kullanırız ona bakmalıyız.

İşletmelerde gördüğümüz en belirgin zaman kaybı, plansızlıktan kaynaklanmaktadır. Yapılacak işlerin, görüşmelerin, yazışmaların, toplantıların, denetimlerin ve yönetimlerin plansızca, belirsizlikler içinde yapılması zaman kaybının temelini oluşturmaktadır. Çözülmesi çok da zor olmayan plansızlık sorununu ortadan kaldırmak zor değildir. Büyük firmalarda işletme yöneticilerinin plan ve programını genelde asistanları yapmakta ve yönlendirmektedir. Diğer küçük ve orta ölçekli kuruluşlarda yöneticiler planlarını ve programlarını kendileri yapmak zorundadırlar.

Ülkemizde gözlemlediğimiz olay, yöneticilerin, yazmayı ve not almayı sevmedikleridir. Bu da unutmaya ve yoğun iş ortamında birçok şeyin gözden kaçırılmasına sebep olmaktadır. Özellikle yöneticilerin halının altına süpürdükleri sorunların tekrar karşılarına çıkmasıyla büyük zaman kayıpları oluştuğunu görüyoruz. Sorunları zamanında, etkili ve net bir biçimde çözemeyen, kendini sorunun çözümünde alacağı karar da yeterli görmeyen yöneticiler bu tür sorunları erteleyerek zamanlarının çoğunu boşa harcamaktadır. Yöneticiler için en önemli zaman kayıplarından biri de şirket sahiplerinin yetkilerini devretmek istememeleri nedeniyle oluşan zaman kaybıdır.

Yöneticiler her şeyi kontrol etmek ve her işi kendileri yapmak ister. Günümüzde bu tür istekler yerini iyi planlanmış görev tanımlarına, iş talimatlarına ve çalışanlara yetkilerin verilmesine bırakmıştır. Özellikle üst yönetim yetkilerinin bir kısmını alt personele dağıtmak zorundadır. Örneğin çalışanların yemekhanede hangi düzende oturacaklarının belirlenmesi şirket sahiplerinin ve üst yönetimin sorunu olmamalı. Bu tür işleri ya personel müdürüne ya da yemekhane görevlisine bırakabilmelidirler. Önemli olan işlerin bırakıldığı kişinin, işi yapabilecek kapasiteye sahip olmasıdır. Gelişen toplumlarda çalışanların talepleri her geçen gün artmaktadır. Üst yönetim, çalışanların istek ve taleplerine olumlu ya da olumsuz cevap verebilmelidir. Meşgulüm, bitirmem gereken bir işim var, yapamam gibi kavramları birçok şeyi göze alarak söyleyebilmelidirler. İşletmelerde zaman yönetimi konusu ne zaman gündeme gelse ilk akla gelen her nedense masa düzeni oluyor. Hâlbuki bu denizde damladır. Masanızın düzenli olması zamanınızı iyi yöneteceğiniz anlamına gelmez, sadece bir nebze olsun size yardımcı olur.

Üst yönetim ve şirket sahipleri zamanlarının çoğunu telefon görüşmeleri, yazışmalarla geçirmekteler. Burada sekretarya ya önemli görevler düşmektedir. Telefon bağlantılarını yetkili birimlere yönlendirmek onların görevidir. Her bağlantıyı genel müdüre aktaran sekreter şirketin verimliliğini yarıya düşürür. Buradan da anlaşılacağı üzere zamanı yönetmek, kaliteli yönetim anlayışı, kurumsallaşma gibi kavramları başarmak isteyen firmalar bunu, işini bilen, verilen her görevi en iyi şekilde başaracak, sizleri anlayabilecek ve yeri geldiğinde kararlar alabilecek yetkin çalışanlarla başarılabilecektir.

Edindiğimiz tecrübelerden öğrendiğimiz ve tavsiye edeceğimiz şudur; Pareto analizini her işinizde uygulayın. Sorunları belirleyin, önem sırasını göre sıralandırın ve çözmeye en önemliden başlayın. Az önemlilerin çözümünü alt personele bırakırsanız hem kendilerine olan güvenleri güçlenecek hem de işletme içinde motivasyonları artacaktır.

Her işi kendiniz yapmaya çalışmayın zaman en pahalı gerçektir. Zamanı boşa harcamayın, çalıştığınız ortamlarda bürokratik yapılanmayı en aza indirin. Boşa kırtasiye işlemleri oluşturmayın. Fazla çalışarak zamanı iyi kullanamazsınız. Fazla çalışmak sizi ailenizden, çevrenizden ve birçok olgudan geri bırakacaktır. Belki de sağlığınızdan olacaksınız. Unutmayın önemli olan fazla çalışmak değildir, zamanı verimli kullanmaktır.

Zamanı kullanmanın en önemli anahtarlarından biri de teknolojik alt yapının yeterli olmasıdır. Günümüz dünyası yenilik yapamayan ve yeniliklere ayak uyduramayanların silineceği bir dünyadır. Bu yüzden teknolojiyi sonuna kadar kullanmak gerekir. Teknoloji bize o kadar çok şeyi o kadar büyük bir hızla sunuyor ki artık organizasyonlar yenilik birimi kurup yenileşme hareketinde bulunmak zorunda hissediyorlar kendilerini. Örneğin işe giriş çıkışın parmak izi okuyucuları ile yapılması denetimi azaltacak ve zaman kaybını önleyecektir. İç iletişimde e-posta ortamı veya sesli mikrofon iletişimi maliyetleri düşüreceği gibi zamanı verimli kullanmaya vesile olacaktır. Personelin yemek, ulaşım ve tuvalet ihtiyaçlarının kolay ulaşabilecek yerlerde olması da zaman kaybını azaltacaktır. Ayrıca depo, arşiv gibi birimlerin kolay ulaşılabilen yerlerde olması ve bu birimlerin düzeni, aranılan ürünün ya da belgenin kolayca bulunabilmesi de zamanı etkin bir biçimde kullanmayı sağlayacaktır.

Yapılması gerekenleri şöyle özetleyebiliriz;

• Her işi planlayın ve plan yapmaktan korkmayın.

• Her işi ya da birimi düzenleyin.

• Her işi bir standarda bağlayın.

• Yetkilendirmeden korkmayın, aksine teşvik edin.

• Eğitimleri çok farklı konularla da olsa firmanızda artırın. Bilgi verimi artırır.

• Zamanım yok, zamanım yetmiyor gibi kavramları kullanmayın. Bu sizin yetersiz olduğunuz kanaatini uyandırır.

• Gereksiz her türlü görüşmeden kaçının. Kim, hangi konuyu, kiminle görüşecek belirleyin.

• İş hayatı her geçen gün gelişen rekabet ortamında daha da zorlaşıyor. Yeniliklere açık olun ve iş hayatınızı kendinize zor bir görev olarak yüklemeyin. Sosyal yaşamınızdan ödünler vermeyin ve akıl sağlınızı koruyun. Para her şey değildir.
  
   

Fevzi Kostak
Yönetim ve Kalite Uzmanı

ETİKA Danışmanlık ve Eğitim Ltd. Şti.
kostak@etikadanismanlik.com

ENGLİSH ARTİCLES

In recent years, especially in growing companies come to the fore is the concept of time management. Time management training to employees and how to better use the time to teach business owners can provide a significant contribution to. See this contribution to the business owners better understand the importance of time management with continuous training and are working to create this awareness. Carries the same meaning as the concept of time for everyone. Years, 365 days, weeks, 7 days, 24 hours, 60 minutes hours, minutes, 60 seconds. Therefore, the time to replicate, producing, storing, it is impossible to undo. So it's important that when we use the best and most efficient way how it should look.

When we saw the most significant loss in business, plansızlık stems from. Work to be done, negotiations, correspondence, meetings, supervision and management of the unplanned service, be made within the uncertainties of the time loss is the basis. Be solved very difficult to eliminate the problem of non-plans difficult. Business plan and program managers in large companies usually do and directs assistants. In other small and medium-sized enterprises to plan and program managers are required to make their own.

In our country, we observe the event, administrators, writing and note-taking love. That's a lot to forget and busy work environment causes of being overlooked. In particular they are swept under the carpet of issues that managers face again with a big waste of time to build out we have seen. Issues timely, effective and clearly can not solve, the problem itself is not sufficient in the decisions that managers this kind of problem most of the time delay is wasted. One of the most important time losses for executives of companies do not want to delegate their powers is caused by loss of time.

Administrators to control everything and all you want to do the job themselves. Today such requests to place well-planned job descriptions, work instructions and powers given to the employees gave. Especially the lower part of upper management authority must be distributed to staff. For example, employees in a cafeteria seating layout determination of which company owners and senior management should not be the problem. This kind of work are either the principal or staff cafeteria workers should be able to leave. The important thing is left of the person's job, is to have the capacity to do the job. Growing demand for workers in the community is increasing every day. Top management, employee requests and demands a positive or negative should be able to respond. I'm busy, I need to finish a job I have, I can not afford many things such as the concepts have to be able to tell. The issue of time management in enterprises come up when the first verse that comes to mind is somehow the table layout. But this is a drop in the sea. Your desk is organized does not mean you will manage your time better, just get a little bit helps.

Senior management and company owners when most of the telephone calls, correspondence spend. The secretariat has an important role here, either. Telephone connection is the duty of the authorities to divert them. Her connection to the general manager who passed the half reduces the efficiency of the company secretary. Here can be seen to manage time, quality management approach, the concept of institutionalization, such as to achieve the companies do business knows, any given task in the best way to succeed, we can understand and where it makes sense to make decisions competent employees can be achieved.

We will learn from our experience and advise that is every job you apply the Pareto analysis. Identify the problem, ordered by the order of importance and to solve the most important to begin from. If you leave the less important the solution of the sub-staff and they will strengthen their confidence and motivation in business will increase.

Do not try to do every job yourself the most expensive time is real. Do not waste time, you're trying to Minimize the bureaucratic environment. Do not create waste paperwork. Not use the time better than working. You to work more than your family, your environment, and many patients will be left behind. Maybe it'll be your health. Do not forget to work is not more important, is to use time efficiently.

When one of the most important key to using the technological infrastructure is sufficient. World today who can not make innovations and improvements to keep up with the world is unable to delete. That's why the technology should be used until the end. Us so much technology that offers a great pace that organizations no longer establish new unit in the new movements have to feel them. For example, the fingerprint reader to work with entry and exit controls to reduce canceled and will prevent waste of time. E-mail or voice in the internal communication media such as a microphone to reduce communication costs will be the occasion to use the time efficiently. Of staff meals, transport and toilet areas needs to be able to easily access, will reduce the waste of time. In addition, warehouse, easily accessible areas of the units, such as libraries and that the layout of these units, the most wanted product or document can be found easily using the time effectively will help.

Staff needs to be done can be summarized as follows;

• Her work schedule and not afraid to make plans.

• Each business unit, or edit.

• Her work to a standard connector.

• Authority limited to do not be afraid, but rather encourage.

• Training in many different subjects, albeit to increase your company.

• Information will increase efficiency.

• I do not have the time, not enough time, I do not use such concepts.

• This is the opinion that you wake up you will be insufficient.

• Unnecessary avoid any opinions.

• Who, what the subject, select who you will meet.

• Business is growing with each passing day becomes more difficult competitive environment.

• Be open to new experiences and work hard to make your life as a mission, do not install themselves.

• Do your social life and mental wellbeing Keep concessions. Money is not everything.
   

Fevzi Kostak
Management and Quality Specialist
 

ETİKA Danışmanlık ve Eğitim Ltd. Şti.
kostak@etikadanismanlik.com