Son yıllarda, özellikle büyüyen firmalarda zaman yönetimi kavramı ön plana çıkmaktadır. Zaman yönetimi eğitimi ile çalışanlara zamanı nasıl daha iyi kullanabileceklerini öğretmek işletme sahiplerine önemli katkılar sağlamaktadır. Bu katkıları gören işletme sahipleri zaman yönetiminin önemini daha iyi kavrıyor ve sürekli eğitimlerle bu bilinci oluşturmaya çalışıyorlar. Zaman kavramı herkes için aynı anlamı taşır. Yıl 365 gün, hafta 7 gün, gün 24 saat, saat 60 dakika, dakika 60 saniye. Dolayısıyla zamanı çoğaltmak, üretmek, depolamak, geri almak mümkün olmamaktadır. O halde önemli olan zamanı en iyi ve en verimli şekilde nasıl kullanırız ona bakmalıyız.

İşletmelerde gördüğümüz en belirgin zaman kaybı, plansızlıktan kaynaklanmaktadır. Yapılacak işlerin, görüşmelerin, yazışmaların, toplantıların, denetimlerin ve yönetimlerin plansızca, belirsizlikler içinde yapılması zaman kaybının temelini oluşturmaktadır. Çözülmesi çok da zor olmayan plansızlık sorununu ortadan kaldırmak zor değildir. Büyük firmalarda işletme yöneticilerinin plan ve programını genelde asistanları yapmakta ve yönlendirmektedir. Diğer küçük ve orta ölçekli kuruluşlarda yöneticiler planlarını ve programlarını kendileri yapmak zorundadırlar.

Ülkemizde gözlemlediğimiz olay, yöneticilerin, yazmayı ve not almayı sevmedikleridir. Bu da unutmaya ve yoğun iş ortamında birçok şeyin gözden kaçırılmasına sebep olmaktadır. Özellikle yöneticilerin halının altına süpürdükleri sorunların tekrar karşılarına çıkmasıyla büyük zaman kayıpları oluştuğunu görüyoruz. Sorunları zamanında, etkili ve net bir biçimde çözemeyen, kendini sorunun çözümünde alacağı karar da yeterli görmeyen yöneticiler bu tür sorunları erteleyerek zamanlarının çoğunu boşa harcamaktadır. Yöneticiler için en önemli zaman kayıplarından biri de şirket sahiplerinin yetkilerini devretmek istememeleri nedeniyle oluşan zaman kaybıdır.

Yöneticiler herşeyi kontrol etmek ve her işi kendileri yapmak ister. Günümüzde bu tür istekler yerini iyi planlanmış görev tanımlarına, iş talimatlarına ve çalışanlara yetkilerin verilmesine bırakmıştır. Özellikle üst yönetim yetkilerinin bir kısmını alt personele dağıtmak zorundadır. Örneğin çalışanların yemekhanede hangi düzende oturacaklarının belirlenmesi şirket sahiplerinin ve üst yönetimin sorunu olmamalı. Bu tür işleri ya personel müdürüne ya da yemekhane görevlisine bırakabilmelidirler. Önemli olan işlerin bırakıldığı kişinin, işi yapabilecek kapasiteye sahip olmasıdır. Gelişen toplumlarda çalışanların talepleri her geçen gün artmaktadır. Üst yönetim, çalışanların istek ve taleplerine olumlu ya da olumsuz cevap verebilmelidir. Meşgulüm, bitirmem gereken bir işim var, yapamam gibi kavramları birçok şeyi göze alarak söyleyebilmelidirler. İşletmelerde zaman yönetimi konusu ne zaman gündeme gelse ilk akla gelen her nedense masa düzeni oluyor. Hâlbuki bu denizde damladır. Masanızın düzenli olması zamanınızı iyi yöneteceğiniz anlamına gelmez, sadece bir nebze olsun size yardımcı olur.

Üst yönetim ve şirket sahipleri zamanlarının çoğunu telefon görüşmeleri, yazışmalarla geçirmekteler. Burada sekreteryaya önemli görevler düşmektedir. Telefon bağlantılarını yetkili birimlere yönlendirmek onların görevidir. Her bağlantıyı genel müdüre aktaran sekreter şirketin verimliliğini yarıya düşürür. Buradan da anlaşılacağı üzere zamanı yönetmek, kaliteli yönetim anlayışı, kurumsallaşma gibi kavramları başarmak isteyen firmalar bunu, işini bilen, verilen her görevi en iyi şekilde başaracak, sizleri anlayabilecek ve yeri geldiğinde kararlar alabilecek yetkin çalışanlarla başarılabilecektir.

Edindiğimiz tecrübelerden öğrendiğimiz ve tavsiye edeceğimiz şudur; Pareto analizini her işinizde uygulayın. Sorunları belirleyin, önem sırasını göre sıralandırın ve çözmeye en önemliden başlayın. Az önemlilerin çözümünü alt personele bırakırsanız hem kendilerine olan güvenleri güçlenecek hem de işletme içinde motivasyonları artacaktır.

Her işi kendiniz yapmaya çalışmayın zaman en pahalı gerçektir. Zamanı boşa harcamayın, çalıştığınız ortamlarda bürokratik yapılanmayı en aza indirin. Boşa kırtasiye işlemleri oluşturmayın. Fazla çalışarak zamanı iyi kullanamazsınız. Fazla çalışmak sizi ailenizden, çevrenizden ve birçok olgudan geri bırakacaktır. Belki de sağlığınızdan olacaksınız. Unutmayın önemli olan fazla çalışmak değildir, zamanı verimli kullanmaktır.

Zamanı kullanmanın en önemli anahtarlarından biri de teknolojik alt yapının yeterli olmasıdır. Günümüz dünyası yenilik yapamayan ve yeniliklere ayak uyduramayanların silineceği bir dünyadır. Bu yüzden teknolojiyi sonuna kadar kullanmak gerekir. Teknoloji bize o kadar çok şeyi o kadar büyük bir hızla sunuyor ki artık organizasyonlar yenilik birimi kurup yenileşme hareketinde bulunmak zorunda hissediyorlar kendilerini. Örneğin işe giriş çıkışın parmak izi okuyucuları ile yapılması denetimi azaltacak ve zaman kaybını önleyecektir. İç iletişimde e-posta ortamı veya sesli mikrofon iletişimi maliyetleri düşüreceği gibi zamanı verimli kullanmaya vesile olacaktır. Personelin yemek, ulaşım ve tuvalet ihtiyaçlarının kolay ulaşabilecek yerlerde olması da zaman kaybını azaltacaktır. Ayrıca depo, arşiv gibi birimlerin kolay ulaşılabilen yerlerde olması ve bu birimlerin düzeni, aranılan ürünün ya da belgenin kolayca bulunabilmesi de zamanı etkin bir biçimde kullanmayı sağlayacaktır.

Yapılması gerekenleri şöyle özetleyebiliriz;

• Her işi planlayın ve plan yapmaktan korkmayın.

• Her işi ya da birimi düzenleyin.

• Her işi bir standarda bağlayın.

• Yetkilendirmeden korkmayın, aksine teşvik edin.

• Eğitimleri çok farklı konularla da olsa firmanızda artırın. Bilgi verimi artırır.

• Zamanım yok, zamanım yetmiyor gibi kavramları kullanmayın. Bu sizin yetersiz olduğunuz kanaatini uyandırır.

• Gereksiz her türlü görüşmeden kaçının. Kim, hangi konuyu, kiminle görüşecek belirleyin.

• İş hayatı her geçen gün gelişen rekabet ortamında daha da zorlaşıyor. Yeniliklere açık olun ve iş hayatınızı kendinize zor bir görev olarak yüklemeyin. Sosyal yaşamınızdan ödünler vermeyin ve akıl sağlınızı koruyun. Para her şey değildir.