Türkiye’de aile anayasası hazırlamış aile şirketi sayısı tam olarak bilinmese de tahmin edilen rakam 6000 civarındadır. Her geçen gün artan bu sayı aile şirketlerinin geleceklerini düşündüklerine anlamına gelmektedir. Aile birliğini sağlamanın en önemli faktörünü resmi bir unsurda arayan aile şirketleri vakıf kurmayı tercih etmektedir. Türkiye’de vakıf kültürü çok eski ve yaygın olmasına rağmen aile şirketleri tarafından çok iyi bilinmemektedir. Pek çok aile şirketi, aile anayasası ve vakıf arasında seçim yapmakta zorlanmaktadır. Özellikle büyük aile şirketleri resmiyetinden dolayı vakıf kurmayı tercih etmektedirler. Aile anayasaları vakıflara oranla hazırlanması ve uygulanması daha kolay bir sistemdir. Bir araya gelen aile üyeleri kendi anayasalarını oluştururken aynı zamanda kendi geleceklerini kendi tayin etmektedirler. Aile anayasalarının kontrolü ve denetimi aile üyelerinin elindedir. Vakıflarda ise devlet tarafından bir denetim söz konusudur.  Vakıf kuran aile şirketleri ise birçok yasal gerekliliği yerine getirmek zorunda kalmaktadırlar.  

Vakıf kurarken dikkate alınması gereken iki öğe vardır, bunlar; malvarlığı ve amaçtır. Bu amaçlar sağlık tesisleri kurmak, okul, kitaplık, öğrenci yurdu yaptırmak, yardıma muhtaç öğrencilere çeşitli şekillerde destek olmak vb. amaçları resmi vakıf senedine yazmak zorundadır. Hemen burada vakfın nasıl kurulduğuna bakmamız gerekir. Vakıf kurma, noterde düzenleme şeklinde bir resmî senetle veya ölüme bağlı tasarrufla açıklanır. Ancak vakfın kurulması için yetkili asliye hukuk mahkemesine başvurularak tescilinin sağlanması gereklidir. Vakıf, yerleşim yeri mahkemesi nezdinde tutulan sicile tescil ile tüzel kişilik kazanır.  Vakıf kendi mütevelli heyetinden başka hiçbir yere bağlılığı olmayan, ancak 4721 sayılı kanunla belirtilen teftiş makamının denetimine tabi; tüzel kişiliği haiz özerk bir kurumdur. Bu tür denetimlerin kaçınan birçok aile şirketi aile anayasasını daha mantıklı bulmaktadır. Vakfın gelirleri 4721 sayılı kanunla yasaklanan maksatlarla kullanılamaz. Vakfın çeşitli organları vardır bu organlardan bazıları şunlardır:

a)    Mütevelli Heyeti

b)    İcra Komitesi

c)    Başkanlık vb.

Mütevelli heyetleri şirket yönetim kurullarınca seçilebilir ve seçen kuruluşta yönetim kurulu üyesi olması şart değildir. Mütevelli heyet başkanı vakıf başkanıdır. Heyet üyeleri belirli bir süre için seçilir ve tekrar seçilmesinde bir mahsur yoktur. Mütevelli heyetleri senede iki kere toplanmalıdır bunun yanı sıra mazeretsiz olarak toplantılara gelmeyen üyelerin heyet çekilmesi aile şirketinden istenebilir. Mütevelli heyetleri yukarıda da belirttiğimiz amaçları gerçekleştirmek için kararlar alırlar. İcra komitelerinin hazırladığı bütçeleri ve tasarrufları değerlendirmek ve karar almak, genel müdür atamak ve genel müdürlük kadrosunu saptamak, şartlı bağışları kabul etmek vb. kararlar alabilir. Alacağı kararları yönetmeliklerle icra komitelerine devredebilir.

İcra komiteleri mütevelli heyet başkanı, başkan yardımcısı ve mütevelli heyetinin aralarından seçeceği bir üyeden oluşabilir.  İcra komiteleri, mütevelli heyetlerinin aldıkları kararları uygular ve gelişim için tekliflerde bulunur. Bilanço hazırlar, genel müdürlük personelini atarlar.

Vakfın tasfiyesi için tek sebep, tahsis edilen mal varlığının bu resmi senette belirtilen vakıf amaçlarını tahakkuk ettiremeyecek bir yetersizliğe düşmesidir. Vakıf nihayete erdiği veya tasfiyesine mahkemece karar verildiği takdirde, o tarihteki Mütevelli Heyeti, Tasfiye Heyeti mahiyetini alarak tasfiyenin sonuna kadar görevine bu sıfatla devam eder.

Aile anayasası ise geneli itibariyle aile üyelerinin dışında kimsenin yer almadığı ve aile liderleri tarafından oluşturulan konseyler tarafından hazırlanır ama başarılı ve etkin bir anayasa hazırlanması istenirse 18 yaş üstü şirkette hissesi bulunan veya ileride bulunacak tüm aile üyeleri katılmalıdır. Bu kişilerin yanı sıra aile dışı hissedarlar, önemli konumdaki şirket çalışanları, aile anayasası hazırlanırken katkıda bulunabilirler. Oluşturulan çoğu aile anayasasında daha sonraki yıllarda işin başına geçecek genç aile üyelerini konseye ve hazırlanan aile anayasalarına dâhil edilmemektedir. Bu büyük bir hatadır. Birçok aile şirketi günümüzde aile anayasası hazırlamak için girişimde bulunmaktadır ancak bu şirketlerin çoğu aile anayasasının ne olduğunu bilmemektedir. Aile anayasası hazırlamak isteyen kişiler, aile anayasalarının;

aile birliğini,

liderlik,

hisse devirleri,

iletişim,

şirkete dahil olma,

miras, vb. sorunları oluşmadan çözeceğini bilmelidirler.

            Aile anayasaları genel olarak dört bölümden oluşmaktadır. İlk bölümde aile üyeleri ve hissedarlarla ilgili bilgiler bulunmaktadır. Birçok aile Ankara Sanayi Odasının örnek olarak yayınladığı şekilde anayasa oluşturmaktır. Bu Amerikan anayasasının aynen Türkiye’ye nakledilmesi kadar saçmadır. Anayasalar şirketlerin ve ailenin geçmişi, bugünkü durumu ve gelecekte planlanan durumların birleştirilmesiyle oluşturulur. basite kaçarak hazır yazılmış Ankara Sanayi Odasının örneğine şirket adı koyarak yazmak ailenin sorunlarını çözmediği gibi kısa zaman sonra sorunları düğümlenmiş şekilde ailelerinin kucağına atmaktadır. Birçok aile, anayasa hazırlanırken bu süreci durdurmuştur. Anayasa oluşurken işi bilmemekten dolayı sorunlar yumağı büyümüş ve aile önderlerini karar alamaz duruma düşürmüştür. Aile üyeleri neyin nasıl olduğunu bilmediklerinden dolayı en kolay yolu seçerek anayasa hazırlama sürecini sonlandırmaktadırlar. Aile anayasası hazırlanırken sorun çıkması ve sürecin durdurulması tamamen bilgisizlikten kaynaklanmaktadır. Aile anayasaları yukarıda da belirttiğim gibi şirketten şirkete ve aileden aileye değişiklik gösterebilmelidir yani esnek olmalıdır. Aile üyelerinin çok katı olduğu maddeler elenmelidir veya sonradan görüşülmek üzere ertelenmelidir.  Aile anayasaları hazırlanırken unutulmaması gereken en önemli nokta aile birliğinin sağlanmasıdır. Aile birliğini sağlamak isterken ailenin arasını açmak ancak cahillik olacaktır.

İkinci bölüm şirket yapısıyla ilgilidir, şirket liderliği ve aile ile şirket arasındaki bağlantılarla ilgilidir. Bu bağlantılar arasına şirkette önemli durumlardaki kişileri bu bölümde irdelemek akıllıca olacaktır. Bu bölümde özellikle şirket ana sözleşmesine koyulması tavsiye edilen bazı maddeler bulunmalıdır. Özellikle bulunmalıdır diyorum çünkü gelecekte özellikle bu bölümde yazılmayanlar ve önlemi alınmayan detaylar yüzünden birçok aile şirketi gözlerimizin önünden kaybolmaktadır. Çok basit bir örnek vermek gerekirse bir maddede mutlaka şirket sorumluları ( müdürler, sorumlular vb.) ortakların muvafakatı olmadan şirketin uğraştığı ticaret dalında ne kendi ne de başkası adına iş göremez ( ortak olamaz, komanditer ortak, ltd.) şeklinde bir madde konulmalıdır ve ana sözleşmeye çeşitli yöntemlerle hukukçulara da danışarak eklenmelidir. Bu türden maddeleri aile anayasası hazırlayan 6000 civarındaki kuruluştan kaçı yazmıştır merak ediyorum. Bu bölüm oluşturulurken aile üyelerinin şirketteki geleceklerini de kayıt altına almak gerekir ve kurallar oluşturulmalıdır.

Üçüncü bölüm konseyle ilgilidir. Konsey oluşturma ve konsey yönetimi odaklıdır. Konseyle tüm standartların bu bölümde içinde yazılması gerekir. Bu bölümde oluşabilecek gözden kaçan tek bir nokta konsey sistemini bozar ve konsey sistemin bozulması tüm anayasanın uygulanamaz duruma gelmesine sebep olur. Gözlemlediğimiz kadarıyla hazırlanmış hiçbir aile anayasanın içinde oluşturulan konseylerde icra ve denetim birimleri oluşturulmamaktadır. Konseyler oluşturulurken bu iki birimin mutlaka oluşturulması ve görevlendirilmesi gerekmektedir. Denetlenmeyen maddeleri yazmanın hiçbir anlamı yoktur. Birçok şirket aile anayasası hazırlamakla övünür ama içeriğine bakıldığında küçük bir hikaye kitabından farkı yoktur. Yazılmış şekliyle muhafaza edilmektedir. Aile anayasaları günün değişen şartlarıyla birlikte revize edilmelidir. Sürekli güncellemeler yapılmazsa aile anayasası, aile sıkıntısı olmaktadır.

Son bölüm ise mal varlığı ile ilgilidir. Geçmişte birçok aile veya ortaklıklar gelecekte oluşacak sorunların çözümünde hissedarlık sözleşmesi dediğimiz bir tür sözleşme hazırlamaktaydı ancak hissedarlık sözleşmesi günümüzde kuruluşlara yeterli gelmeyecektir ve gelmemektedir. Bu bölümde ince noktalar bulunmaktadır. Birçok aile üyesi bu bölüm oluşturulurken birbirine düşman olmuşlardır. Bu bölümde hisse sahibi olma, hisse devri, temettü dağıtımı vb. konular işlenmektedir. Bu bölüm hazırlanırken mutlaka şirket mülkiyetinden yapılacak hayır ve yardım standartlarını da bu bölüme eklemek gerekir.

Etika Danışmanlık olarak aile anayasası hazırlarken izlediğimiz süreç şöyledir;

Sözleşme imzalanması.

Sözleşmede de belirtileceği gibi hazırlık toplantı planlaması

Aile anayasasının içeriğinin tüm katılımcılara aktarılması

Aile konseyinin belirlenmesi

Gerek görülürse, aile üyelerine anket

Gerek görülürse, bireysel mülakat

Bölümlerin yazılmasına geçiş

Bu sürece birçok ilave yapılması gerekebilmektedir. Aile anayasası, iyi hazırlanırsa ve tüm aile üyeleri tarafından inanılarak uygulanırsa belki abartı gibi gelebilir ama gelecekteki tüm sorunlarınızı ve daha iyiyi bulmanızı sağlar. Önemli olan daha öncede belirttiğim gibi aile birliğinin sağlanmasıdır. Aile birliğini sağlayamayan liderlerin kurduğu aile şirketleri, liderlerden çocuklara geçiş yapmış akrabalık bağı içindeki aile şirketleri ve tamamen kuzenlerin yönetimlerindeki aile şirketleri büyüklüğü ne olursa olsun dağılıp gideceklerdir. Aile birliğini sağlamanın en önemli şartları şunlardır; saygı, söz hakkı, adaletli kar dağıtımı ve sürekli iletişimdir.

Unutulmamalıdır ki, “Kullandığınız kelimeler nasıl yaşayacağınızı belirler.” (Yunan Atasözü)