Özet bir tanımla kıyaslama, işletmenin performansını, sınıfının en iyisi olan işletmeninki ile karşılaştırarak "en iyi" nin bu performans seviyesini nasıl yakaladığını belirleyip, elde edilen bilgileri işletmenin amaç ve hedefleri için bir temel oluşturacak biçimde kullanmaktır.

Kıyaslama ya da genel adıyla Benchmarking, kimin en iyi olduğunu, kimin standartları geliştirdiğini ve daha da önemlisi standardın ne olduğunu belirleyen araştırma çalışmasıdır. 1900´ lü yıllarda A.B.D.´ de gündeme gelmiş, ülkemizde ise henüz çok yeni ve uygulaması son derece sınırlı bir faaliyet niteliğindedir.

Gerçek kıyaslama, kesintisiz bir süreçtir; çünkü piyasa sürekli değişim içindedir.

Sürekli iyileşme ve değişim artık kaçınılmazdır. Sertleşen rekabet işletmelerin sistemlerini sistematik olarak gözden geçirip geliştirmelerini gerekli kılmıştır. Tüm bu gelişmeler özellikle Amerika ve Avrupa´da birbiri ardına yeni yönetim tekniklerinin geliştirilmesine ve bunun yanında Japonya´nın başı çektiği "Kalite Devrimi"nin Batı´yı etkisine almasına yol açmıştır. Benchmarking´de bu gelişmeler sonucu ortaya çıkmış bir yönetsel araçtır.

Rekabet ortamında faaliyette bulunan işletme etkinlik, verimlilik, kalite, esneklik, teslimat, yenilik yapabilme gibi faaliyetlerinde daha başarılı olma ihtiyacı içinde bulunuyor ve bu alanlarda gelişimi gerçekleştirmek istiyorsa bu işletme için Benchmarking gereğinden söz edilebilir.
Benchmarking faaliyeti için işbirliği yapacak ve bilgi alışverişinde bulunacak "kıyas edilecek ortak" aynı sektörde rakip bir firma olabileceği gibi farklı sektörlerde faaliyet gösteren başka bir işletme de olabilir. Kıyas ortağının seçiminde en önemli faktör, söz konusu firmanın seçilen kıyaslama konusunda faaliyet alanında başarılı ve üstünlük sahibi olmasıdır. Benchmarking çalışmasını gerçekleştirecek ekipler kıyas ortaklarını belirlerken son derece titiz ve detaylı bir araştırma yapmalı; kıyas ortağının seçimini yapabilmek için gerekli bilgileri, endüstriyel süreli yayınlar, en iyi firma araştırmaları, faaliyet raporları, araştırma enstitüleri, danışmanlar, müşteriler, kütüphaneler, seminerler ve üniversite kaynaklarından sağlayabilirler.

Benchmarking Faaliyeti Beş Temel Adımdan Oluşmaktadır:

1. Hangi konuda Benchmarking yapılacağını kararlaştırmak

2. Benchmarking ekibini oluşturmak

3. Benchmarking ortağını belirlemek

4. Benchmarking bilgilerini toplamak ve değerlendirmek

5. Uygulamak

Benchmarking´in temelinde yatan noktalar şunlardır;

• Sürekli gelişim esastır.

•  Atılımcı olumlu bir yaklaşımdır.

• Uygulamalara yöneliktir.

• Yalnızca en iyi uygulamalara dönüktür.

•  Taraflar arasında ortak ve karşılıklı bir yararlanmaya dayanır.

•  Belirlilik: Benchmarking´in kapsamı tümüyle belirlenmelidir.

• Ölçülebilirlilik: Benchmarking´in temel ilkelerini akla uygun şekilde ölçmek mümkündür.

•  Uygunluk: Benchmarking yönetimin yatırım stiline uygun olmalıdır.

• İlerlemeyi hedeflemek.

•  Yönetici yaptığı yatırım bilgisini (Pozitif, negatif ya da tarafsız) Benchmarking ile öğrenir.

Benchmarking, başka firmalarla süreçleri kıyaslayarak gelişim sağlayan bir yöntem olduğu için bazen şirketler tarafından yanlış değerlendirilmektedir. Oysa bu firmaların algılandığının aksine Benchmarking; Sanayi casusluğu DEĞİLDİR!