Aile anayasası ise geneli itibariyle aile üyelerinin dışında
kimsenin yer almadığı ve aile liderleri tarafından oluşturulan
konseyler tarafından hazırlanır ama başarılı ve etkin bir
anayasa hazırlanması istenirse 18 yaş üstü şirkette hissesi
bulunan veya ileride bulunacak tüm aile üyeleri katılmalıdır. Bu
kişilerin yanı sıra aile dışı hissedarlar, önemli konumdaki
şirket çalışanları, aile anayasası hazırlanırken katkıda
bulunabilirler. Oluşturulan çoğu aile anayasasında daha sonraki
yıllarda işin başına geçecek genç aile üyelerini konseye ve
hazırlanan aile anayasalarına dâhil edilmemektedir. Bu büyük bir
hatadır. Birçok aile şirketi günümüzde aile anayasası hazırlamak
için girişimde bulunmaktadır ancak bu şirketlerin çoğu aile
anayasasının ne olduğunu bilmemektedir. Aile anayasası
hazırlamak isteyen kişiler, aile anayasalarının;
aile birliğini,
liderlik,
hisse devirleri,
iletişim,
şirkete dahil olma,
miras, vb. sorunları oluşmadan çözeceğini bilmelidirler.
Aile anayasaları genel olarak dört bölümden
oluşmaktadır. İlk bölümde aile üyeleri ve hissedarlarla ilgili
bilgiler bulunmaktadır. Birçok aile Ankara Sanayi Odasının örnek
olarak yayınladığı şekilde anayasa oluşturmaktır. Bu Amerikan
anayasasının aynen Türkiye’ye nakledilmesi kadar saçmadır.
Anayasalar şirketlerin ve ailenin geçmişi, bugünkü durumu ve
gelecekte planlanan durumların birleştirilmesiyle oluşturulur.
basite kaçarak hazır yazılmış Ankara Sanayi Odasının örneğine
şirket adı koyarak yazmak ailenin sorunlarını çözmediği gibi
kısa zaman sonra sorunları düğümlenmiş şekilde ailelerinin
kucağına atmaktadır. Birçok aile, anayasa hazırlanırken bu
süreci durdurmuştur. Anayasa oluşurken işi bilmemekten dolayı
sorunlar yumağı büyümüş ve aile önderlerini karar alamaz duruma
düşürmüştür. Aile üyeleri neyin nasıl olduğunu bilmediklerinden
dolayı en kolay yolu seçerek anayasa hazırlama sürecini
sonlandırmaktadırlar. Aile anayasası hazırlanırken sorun çıkması
ve sürecin durdurulması tamamen bilgisizlikten
kaynaklanmaktadır. Aile anayasaları yukarıda da belirttiğim gibi
şirketten şirkete ve aileden aileye değişiklik gösterebilmelidir
yani esnek olmalıdır. Aile üyelerinin çok katı olduğu maddeler
elenmelidir veya sonradan görüşülmek üzere ertelenmelidir. Aile
anayasaları hazırlanırken unutulmaması gereken en önemli nokta
aile birliğinin sağlanmasıdır. Aile birliğini sağlamak isterken
ailenin arasını açmak ancak cahillik olacaktır.
İkinci bölüm şirket yapısıyla ilgilidir, şirket liderliği ve
aile ile şirket arasındaki bağlantılarla ilgilidir. Bu
bağlantılar arasına şirkette önemli durumlardaki kişileri bu
bölümde irdelemek akıllıca olacaktır. Bu bölümde özellikle
şirket ana sözleşmesine koyulması tavsiye edilen bazı maddeler
bulunmalıdır. Özellikle bulunmalıdır diyorum çünkü gelecekte
özellikle bu bölümde yazılmayanlar ve önlemi alınmayan detaylar
yüzünden birçok aile şirketi gözlerimizin önünden
kaybolmaktadır. Çok basit bir örnek vermek gerekirse bir maddede
mutlaka şirket sorumluları ( müdürler, sorumlular vb.)
ortakların muvafakatı
olmadan şirketin uğraştığı ticaret dalında ne kendi ne de
başkası adına iş göremez ( ortak olamaz, komanditer ortak, ltd.)
şeklinde bir madde konulmalıdır ve ana sözleşmeye çeşitli
yöntemlerle hukukçulara da danışarak
eklenmelidir. Bu türden maddeleri aile anayasası hazırlayan 6000
civarındaki kuruluştan kaçı yazmıştır merak ediyorum. Bu bölüm
oluşturulurken aile üyelerinin şirketteki geleceklerini de kayıt
altına almak gerekir ve kurallar oluşturulmalıdır.
Üçüncü bölüm konseyle ilgilidir. Konsey oluşturma ve konsey
yönetimi odaklıdır. Konseyle tüm standartların bu bölümde içinde
yazılması gerekir. Bu bölümde oluşabilecek gözden kaçan tek bir
nokta konsey sistemini bozar ve konsey sistemin bozulması tüm
anayasanın uygulanamaz duruma gelmesine sebep olur.
Gözlemlediğimiz kadarıyla hazırlanmış hiçbir aile anayasanın
içinde oluşturulan konseylerde icra ve denetim birimleri
oluşturulmamaktadır. Konseyler oluşturulurken bu iki birimin
mutlaka oluşturulması ve görevlendirilmesi gerekmektedir.
Denetlenmeyen maddeleri yazmanın hiçbir anlamı yoktur. Birçok
şirket aile anayasası hazırlamakla övünür ama içeriğine
bakıldığında küçük bir hikaye kitabından farkı yoktur. Yazılmış
şekliyle muhafaza edilmektedir. Aile anayasaları günün değişen
şartlarıyla birlikte revize edilmelidir. Sürekli güncellemeler
yapılmazsa aile anayasası, aile sıkıntısı olmaktadır.
Son bölüm ise mal varlığı ile ilgilidir. Geçmişte birçok aile
veya ortaklıklar gelecekte oluşacak sorunların çözümünde
hissedarlık sözleşmesi dediğimiz bir tür sözleşme
hazırlamaktaydı ancak hissedarlık sözleşmesi günümüzde
kuruluşlara yeterli gelmeyecektir ve gelmemektedir. Bu bölümde
ince noktalar bulunmaktadır. Birçok aile üyesi bu bölüm
oluşturulurken birbirine düşman olmuşlardır. Bu bölümde hisse
sahibi olma, hisse devri, temettü dağıtımı vb. konular
işlenmektedir. Bu bölüm hazırlanırken mutlaka şirket
mülkiyetinden yapılacak hayır ve yardım standartlarını da bu
bölüme eklemek gerekir.
Etika Danışmanlık olarak aile anayasası hazırlarken izlediğimiz
süreç şöyledir;
Sözleşme imzalanması.
Sözleşmede de belirtileceği gibi hazırlık toplantı planlaması
Aile anayasasının içeriğinin tüm katılımcılara aktarılması
Aile konseyinin belirlenmesi
Gerek görülürse, aile üyelerine anket
Gerek görülürse, bireysel mülakat
Bölümlerin yazılmasına geçiş
Bu sürece birçok ilave yapılması gerekebilmektedir. Aile
anayasası, iyi hazırlanırsa ve tüm aile üyeleri tarafından
inanılarak uygulanırsa belki abartı gibi gelebilir ama
gelecekteki tüm sorunlarınızı ve daha iyiyi bulmanızı sağlar.
Önemli olan daha öncede belirttiğim gibi aile birliğinin
sağlanmasıdır. Aile birliğini sağlayamayan liderlerin kurduğu
aile şirketleri, liderlerden çocuklara geçiş yapmış akrabalık
bağı içindeki aile şirketleri ve tamamen kuzenlerin
yönetimlerindeki aile şirketleri büyüklüğü ne olursa olsun
dağılıp gideceklerdir. Aile birliğini sağlamanın en önemli
şartları şunlardır; saygı, söz hakkı, adaletli kar dağıtımı ve
sürekli iletişimdir.
